Sözlü ihbar veya şikayetler, TKGM İnceleme Soruşturma Yönergesi uyarınca mutlaka bir tutanakla yazılı hale getirilmelidir. Bu sürecin yürütülmesinde şu esaslara uyulması zorunludur:

• Tutanağın İçeriği: Tutanakta; ihbar edenin veya şikâyetçinin adı, soyadı, adresi ve iletişim bilgileri yer almalıdır. Ayrıca, ihbar ve şikâyet edilen kişi ile konulara ilişkin somut bilgiler; iddiaları ispatlamaya yönelik sunulan bilgi, belge, tanık ve diğer deliller tutanağa kaydedilmelidir.
• Belge ve Delillerin Kaydı: Şikayetçi tarafından sunulan belge ve delillerin niteliği ile sayfa adedi gibi özellikleri tutanak içeriğinde açıkça belirtilmeli ve bu materyaller tutanağa ek yapılmalıdır.
• İmza ve Nüsha Esası: Tutanak en az iki nüsha olarak düzenlenmeli ve hazır bulunanlar tarafından imzalanmalıdır.
• Kişinin Bilgilendirilmesi: Düzenlenen tutanağın bir nüshası ihbar edene veya şikâyetçiye verilmelidir.

Bu şekilde kayıt altına alınan başvurular, içeriğine göre şu şekilde işleme alınır:

• Suç İsnadı Varsa: Genel Müdürlük personeli veya lisans verilen kişiler hakkında suç isnadı içeren ihbar ve şikâyetler, gerekli değerlendirme ve yönlendirme yapılmak üzere Teftiş Kurulu Başkanlığına iletilir.
• Suç İsnadı Yoksa: Suç isnadı içermediği anlaşılan dilekçe ve başvurular, gereğinin yapılması için ilgili icra birimlerine yönlendirilir.
• Taşra Teşkilatında: Taşra birimlerine gelen 4483 sayılı Kanun kapsamındaki suç isnatları yetkili mercilere (Valilik/Kaymakamlık), genel hükümlere tabi suçlar ise Cumhuriyet başsavcılıklarına gönderilir.

Önemli Not: İhbar ve şikâyetlerin yazılı olması veya elektronik ortamda kimliğin belirlenebilir olması asıldır; ancak sözlü bir başvuru yapıldığında yukarıdaki "tutanakla tespit" usulü uygulanarak resmiyet kazandırılır.