ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİMLERİMİZ:
Yurt İçi Kayıt ve Transkripsiyon Birimi
Yurt Dışı Kayıt ve Araştırma Hizmetleri Birimi
İdari ve Mali İşler Birimi
Belge Yönetimi Birimi
Belge Konservasyon ve Restorasyon Birimi
Taşra Arşivleri Birimi
YURT İÇİ KAYIT VE TRANSKRİPSİYON BİRİMİ
Birim Sorumlusu: Sevgi IŞIK
Tel: 0312 551 23 88
Yurt içi Kayıt ve Transkripsiyon Biriminin görevleri şunlardır:
Merkez, taşra ve yurt dışı birimleri, mahkemeler, kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerce istenilen yurt içi eski yazılı (Osmanlıca) tapu kayıtlarını tespit edip transkripsiyonunu yapmak, çıkarılan kayıt örneğini ilgililerine göndermek veya gerektiğinde yazışmalarını yapmak.
Mahkemelerden veya Genel Müdürlük birimlerinden ikinci nüsha tapu senetleri için talep geldiğinde gerekli yazışmaları yapmak.
Mahallinden merkeze devri yapılan eski yazılı (Osmanlıca) defter ve belgelerin tasnifini yaparak etiketleme ve kataloglama işlerini yapmak.
Mevzuatın öngördüğü ve Daire Başkanı tarafından verilen diğer işleri yapmak.
YURT DIŞI KAYIT VE ARAŞTIRMA HİZMETLERİ BİRİMİ
Birim Sorumlusu: Hakkı ŞAHİN
Tel: 0312 551 4691
Yurt dışı Kayıt ve Araştırma Hizmetleri Biriminin görevleri şunlardır:
Araştırmacıya açık arşiv fonları üzerinde çalışmak isteyen yurt içi ve yurt dışından gelen araştırmacıların ilmi çalışmalarına yardımcı olmak ve uygun bulunan talepleri doğrultusunda dijital kopyalarını araştırmacıya teslim etmek, araştırmacı hizmetlerine ilişkin tutulan istatistiki bilgileri ilgili birimlere iletmek.
Yurt dışına ait eski yazılı (Osmanlıca) defterlerden özel ve tüzel kişilerin talebi üzerine zabıt kayıtlarının tespitini yapmak, transkripsiyonunu yapmak/yaptırmak ve talep doğrultusunda orijinal kayıt örneği çıkarmak.
Merkez, taşra ve yurt dışı birimlerinin, diğer kamu kurum ve kuruluşlarının, özel ve tüzel kişilerin isteği üzerine tahrir defteri, mera, köy sınırı, yaylak ve vakıf benzeri kayıtların kopyalarını çıkarmak, gereği halinde transkripsiyonunu yapmak/yaptırmak.
Kurum faaliyetlerini ilgilendiren konularda düzenlenecek kongre, sempozyum, çalıştay gibi etkinliklerde tarihi, sanatsal, edebi, bilimsel ve diğer önemli materyallerden oluşan koleksiyonları sergileyerek ziyarete açmak.
Ziyaret amacıyla gelen gerçek kişiler veya kamu kurum ve kuruluşlar ile yabancı ülkelerden gelen heyetlere ziyaret programı içeriğine göre refakat etmek ve bilgilendirmek, gerektiğinde Başkanlığın ilgili birimleri ile koordinasyonu sağlamak.
Başkanlık faaliyet alanlarıyla ilgili konularda yurt içi ve yurt dışındaki paydaş kurum ve kuruluşlarla iş birliği yapmak; ulusal ve uluslararası kongre, konferans ve seminer çalışmalarını yürütmek, gerektiğinde ilgili birimlerle koordinasyon görevini yürütmek.
Tarihi ve sanat değeri olan, mülkiyet kayıtları dışındaki defter ve belgeler üzerinde ilmi araştırmalar yapmak ve gereği halinde yayıma hazırlamak, Başkanlığın yayın hizmetlerini ve basın faaliyetlerini yürütmek.
Kurum çalışanları ve diğer araştırmacılar tarafından fiilen sürdürülen ve gelecekte yapılması planlanan bilimsel çalışmalarda kullanılmak üzere, Genel Müdürlüğün ana hizmet alanlarını ilgilendiren konulardaki kaynak eserler ile akademik çalışmaların derleneceği “Tapu ve Kadastro Kütüphanesini” oluşturmak ve kayıtlarını tutmak.
Mevzuatın öngördüğü ve Daire Başkanı tarafından verilen diğer işleri yapmak.
İDARİ VE MALİ İŞLER BİRİMİ
Birim Sorumlusu: Selim ŞAKAR
Tel: 0312 551 2304
İdari ve Mali İşler Biriminin görevleri şunlardır:
Başkanlık personelinin izin, rapor, göreve başlama ve ayrılış gibi özlük işlerini yürütmek, her türlü görevlendirme yazılarını yazmak, maaş ve yolluk ödemelerini tahakkuka bağlamak.
Başkanlık alt birimlerinin amir/sorumlularındaki değişiklikler ile Başkanlık personelinin; Başkanlığın hangi biriminde görevli olduğuna dair bilgilerin, kullandığı izinlere dair bilgilerin ve sendika bilgilerinin Yönetim Bilgi Sistemine girişleri yapmak.
Merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatından, kamu kurum ve kuruluşlarından, mahkemelerden, özel ve tüzel kişilerden gönderilen yazı, dilekçe ve raporların kaydını tutmak, ilgili personele/servislere göndererek dağıtımını yapmak, genelge ve benzeri yazıları personele tebliğ/tebellüğ etmek/ettirmek, Başkanlıkça sonuçlandırılan evrakın gönderilmesini sağlamak.
Başkanlığa yapılan staj taleplerini değerlendirip, ilgili eğitim kurumları ile gerekli yazışmaları yapmak.
Arşiv faaliyetlerine ilişkin hizmet içi eğitim taleplerini değerlendirmek ve gerektiğinde ilgili birimlerle koordinasyonu sağlamak.
5018 sayılı Kanun kapsamında kalan bütçe, stratejik plan, performans programı, her yıla ilişkin Birim Faaliyet Raporu, avans ve kredi mutemetliği işleri ve diğer çalışmaları yürütmek ve gerektiğinde ilgili birimlerle koordinasyon görevini yürütmek.
5018 sayılı Kanun ve ikincil mevzuatında belirtilen iç kontrol ve risk yönetimi ile benzeri konulardaki iş ve işlemleri yapmak.
Başkanlık birimlerinden alınan her türlü ihtiyaç taleplerini değerlendirmek ve talepleri 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümlerine göre bütçe imkânları dâhilinde karşılamak.
Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde taşınır mal, kayıt ve kontrol işlemlerini yürütmek.
Başkanlığa gelen vatandaşların sorunlarını dinlemek, evrak başvurusu için gelen vatandaşların taleplerini almak, Başkanlığın faaliyetleri ile ilgili bilgi almak için telefonla yapılan aramaları cevaplamak ve gerektiğinde ilgili birimlere yönlendirmek.
Sivil savunma ve güvenlik işlerini; yemekhane, temizlik ve taşıma hizmetlerini yürütmek ve gerektiğinde ilgili birimlerle koordinasyonu sağlamak.
Başkanlığın inşaat, bakım ve onarım ihtiyaçlarının gereğini yapmak ve ihtiyaç halinde ilgili birimlere bildirmek.
Başkanlık bünyesindeki elektronik ve mekanik cihazların işleyişini kontrol etmek, periyodik bakımlarını yaptırmak ve arızalanması halinde Genel Müdürlüğün ilgili birimlerine bilgi vermek.
Başkanlığın gerçekleştirdiği haber değerindeki faaliyetleri; personelinin doğum, evlenme, ölüm haberlerini hazırlamak ve ilgili yerlerde (web sayfası, sosyal medya vb.) haber yapılmasını sağlamak, Başkanlığın web sayfasını güncel tutmak.
Başkanlık bünyesinde bulunan bilgisayarlarda yaşanan yazılımsal ve donanımsal sorunları çözmek, otomasyon projelerini izleyerek (EBYS, TARBİS, TAKBİS vb.) ortaya çıkan sorunları ilgili birimlere bildirmek.
Başkanlık sekretaryasını ve yazışmalarını yürütmek.
Mevzuatın öngördüğü ve Daire Başkanı tarafından verilen diğer işleri yapmak.
BELGE YÖNETİMİ BİRİMİ
Birim Sorumlusu: İsmail IŞIK
Tel: 0312 551 23 02
Belge Yönetimi Biriminin görevleri şunlardır:
Modern arşivleme usul ve metotları, özellikle elektronik arşiv hakkında araştırma geliştirme (Ar-Ge) faaliyetlerinde bulunmak, belge yönetiminden etkin ve verimli bir şekilde yararlanmak için gerekli çalışmaları yürütmek.
Standart Dosya Planı ve idari birim kodlarını belirlemek, ihtiyaç duyulduğunda güncellemek ve ilgili birimlere duyurmak.
İlgili mevzuat çerçevesinde tapu işlem belgeleri ile kadastro müdürlüklerinin ve lisanslı büroların teknik arşivleri dışında kalan merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatının kurum arşivi hizmetleri kapsamında ilgili birimlerden gönderilen ayıklama ve imha listelerinden uygun olanlara olur vermek, tüm yazışmalarını yapmak.
Başkanlığın yaptığı faaliyetler hakkında, ilgili birimlere faaliyet raporlarını ve istatiksel verileri bildirmek.
Başkanlığın görev alanına giren konularla ilgili mevzuat çalışmalarında koordinasyon görevini yürütmek, görüş ve öneri için gelen taleplere cevap vermek.
Teftiş raporlarında; tapu işlem belgeleri ve teknik belgeler dışında arşivle ilgili tespit edilen eksikliklerin tamamlanması için ilgili birimlerle yazışmalar yapmak ve sonuçlarını takip etmek.
İç Denetim Birimi Başkanlığı tarafından düzenlenen denetim ve danışmanlık raporlarının takibi ve koordinasyonunu sağlamak.
Başkanlık yetki alanında bulunan defter ve belgeleri korumak, muhafaza etmek ve düzenini sağlamak; talep edilen defter ve belgelerin giriş-çıkış kaydını tutmak.
Birim arşivlerinden kurum arşivine devri yapılmış olan belgeleri arşivlemek, devirlere ait cetvelleri tutmak, talep edildiğinde arşiv giriş-çıkış kaydını tutmak.
Merkez, taşra ve yurt dışı arşiv hizmetlerinde fiziki arşiv standardını sağlamaya yönelik çalışmalar yapmak, her türlü inceleme ve araştırmaları yaparak düzenlenecek raporları Başkanlığa sunmak.
Bilgi edinme hakkı kapsamında gerçek kişilerden gelen talepleri (Başkanlık e-posta, Web-Tapu, EBYS ve CİMER yoluyla) cevaplamak veya gerektiğinde ilgili birimler tarafından cevaplanması için koordinasyon görevini yürütmek.
Mevzuatın öngördüğü ve Daire Başkanı tarafından verilen diğer işleri yapmak.
BELGE KONSERVASYON VE RESTORASYON BİRİMİ
Birim Sorumlusu: Kürşad GÜNDOĞDU
Tel: 0312 551 23 55
Belge Konservasyon ve Restorasyon Biriminin görevleri şunlardır:
Arşiv materyallerinin depolama ortamlarında fiziki koruma ve güvenlik parametrelerini standartlara uygun olarak oluşturarak materyallerin uzun yıllar muhafazasını sağlamak, arşiv malzemelerinin tahribatını önleyecek tedbirleri almak.
Tahrip olmuş materyallerin aslına uygun olarak restorasyonunu yapmak, bu hizmetlerin yerine getirilebilmesi için merkez ve taşra birimlerimizde restorasyon laboratuvarı ve restorasyon atölyesi kurmak, ciltli materyallerin ciltlenmesi, dosyalanması veya kutulanması işlemlerini yapmak.
Restorasyon laboratuvarında işlem gören materyallerin restorasyon işlemlerinde kullanılan malzeme ve teknikleri ile restorasyon öncesi ve sonrası durumlarını içeren kayıtları tutmak.
Konservasyon ve restorasyon çalışmalarıyla ilgili araştırma-geliştirme (AR-GE) faaliyetlerini yürütmek, bu araştırmaların sonucuna göre belgeler üzerinde uygulanacak konservasyon ve restorasyon yöntemlerini belirlemek.
Taşra birimlerine restorasyon ve konservasyon konularında eğitim ve danışmanlık hizmeti yapmak, diğer kurumlarla iş birliği yapmak.
Başkanlıkça verilen görevleri yerine getirmek.
TAŞRA ARŞİVLERİ BİRİMİ
Birim Sorumlusu: Alper KOCAOĞLU
Tel: 0312 551 23 12
Taşra Arşivleri Biriminin görevleri şunlardır:
Tapu işlem belgeleri ile kadastro müdürlüğü ve lisanslı büroların teknik arşivlerine ilişkin modern arşivleme usul ve metotları, özellikle elektronik arşiv hakkında araştırma geliştirme (Ar-Ge) faaliyetlerinde bulunmak, tapu ve kadastro müdürlüklerinde yürütülen elektronik arşiv çalışmalarıyla ilgili gerekli koordinasyonu sağlamak.
Tapu işlem belgeleri ile kadastro müdürlüğü ve lisanslı büroların teknik arşivlerine ilişkin ayıklama ve imha listelerinden uygun olanlara olur vermek, tüm yazışmalarını yapmak.
Tapu işlem belgelerinin ayıklanması, tasniflenmesi, dosyalanması, imhası, elektronik ortama aktarılması, fiziki ve elektronik ortamda arşivlenmesine ilişkin işlemleri planlamak, yapılan çalışmaları takip etmek, Başkanlığa raporlamak ve bu alandaki çalışmaları koordine ederek yazışmalarını yapmak.
Kadastro müdürlükleri ve lisanslı büroların teknik belgelerinin ayıklanması, tasniflenmesi, dosyalanması, imhası, elektronik ortama aktarılması, fiziki ve elektronik ortamda arşivlenmesine ilişkin işlemleri planlamak, yapılan çalışmaları takip etmek, Başkanlığa raporlamak ve bu alandaki çalışmaları koordine ederek yazışmalarını yapmak.
Tapu işlem belgeleri ile kadastro müdürlükleri ve lisanslı büroların teknik belgelerine yönelik teftiş raporlarında tespit edilen eksikliklerin tamamlanması için ilgili Birimlerle yazışmalar yapmak ve sonuçlarını takip etmek.
Tapu Envanter Defterine ilişkin düzenlemeleri yapmak, takip ve kontrollerini sağlamak, aksaklıkların giderilmesi için gerekli işlemleri yapmak.
Tapu Sicili Tüzüğü gereği ciltlenmesi gereken defter ve belgeler konusunda gerekli düzenlemeleri yapmak, çalışmaları takip ve kontrol etmek.
Başkanlıkta bulunan ikinci nüsha tapu kütüklerine ilişkin talepleri değerlendirmek, gerekli yazışma ve düzenlemeleri yapmak.
Tablo Mahzen Defterlerine ilişkin düzenlemeleri yapmak.
Sayısal olarak üretilen ya da sonradan sayısallaştırılmış haritalara ait kesin sayısal değerlerin bilgisayar ortamında saklanması için gerekli bilgi ve belgelerin periyodik olarak merkeze ulaştırılması ve arşivlenmesini sağlamak.
Merkez, taşra ve yurt dışı birimleri, mahkemeler, kamu kurum ve kuruluşları ile diğer ilgililerin pafta ve teknik belge örneği taleplerini karşılamak veya yazışmalarını yapmak.
Teknik belgelerin fiziki ve elektronik ortamda arşivlenmesine ilişkin standartları belirlemek, ilgili birimlerle koordinasyonu sağlamak, bu alandaki mevzuatı düzenlemek, çalışmaları yapmak, izlemek.
Tapu işlem belgeleri ile kadastro müdürlükleri ve lisanslı büroların teknik arşivlerinin faaliyetlerinin izlenmesi ve yönlendirilmesi ile ilgili her türlü inceleme ve araştırmaları yaparak düzenlenecek raporları Başkanlığa sunmak.
Tapu müdürlüklerinin ve kadastro müdürlüklerinin arşivlerinin dijital dönüşümüne ilişkin projeleri yapmak, koordine etmek, yürütmek, çalışmaları takip ve kontrol etmek, Başkanlığa raporlamak.
Mevzuatın öngördüğü ve Daire Başkanı tarafından verilen diğer işleri yapmak.
