14 Nov 2017
2016 yılı Denetim Programı kapsamında tapu müdürlüklerinin elektronik arşiv sürecine ilişkin denetim yapılmış, 10 adet bulgu tespit edilmiş ve 40 adet öneri getirilmişti. 19.04.2016 tarihli Arşiv Belgelerinin Taranması Sürecinin Sistem Denetimi Raporu gereği sorumlu Başkanlıkların yürüttüğü çalışmaların raporlama tarihinden bir yıl sonra izlemesi yapılarak gerçekleşme sonuçları değerlendirilmiştir. 24 adet öneri gerçekleştirilmiş, 16 adet önerinin gerçekleştirilmesi için sorumlu Başkanlıklara ek süre tanınmıştır. Buna göre;
- 24.04.2017 tarihinde 2017/3(1774) sayılı Tapu Müdürlüklerindeki İşlem Belgelerinin Ayıklanması, Tasniflenmesi, Dosyalanması, İmhası Ve Elektronik Ortama Aktarılmasına İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkındaki Genelge çıkarılmıştır. Genelge ile;
- Genelgeler arasındaki mükerrerlik giderilmiştir.
- Belge taramalarının standartları belirlenmiştir.
- Belgelerin taranması ve kontrolü sonrasında elektronik imza ile onaylanması düzenlemesiyle yevmiye numarasıyla sisteme atılan belgelerin tamlık, bütünlük ve doğruluğunu sağlayan düzenlemeler yapılmıştır.
- Yanlış yapılan taramalara ilişkin düzeltme taramasının nasıl yapılacağı belirlenmiştir.
- Sisteme atılan elektronik belgenin hukuki niteliği belirlenmiştir.
- Kadastro müdürlüklerinden gönderilen belgelerin elektronik ortamda tapu müdürlüğüne teslimi sağlanmıştır.
- Taranacak belgelerin indeks alanları belirlenmiştir.
Bölge Müdürlükleri Bilgi Teknolojileri Şube Müdürlüklerinin tapu müdürlüklerindeki tarama cihazları ayar ve bakım çalışmalarında daha aktif çalışmaları sağlanmıştır