1993/4 Sayılı "Faksla Bilgi ve Belge İstenilmesi" Konulu Genelge

1993/4 Sayılı "Faksla Bilgi ve Belge İstenilmesi" Konulu Genelge

Vatandaşlarımızın Tapu ve Kadastro hizmetlerine ilişkin isteklerini hızla sonuçlandırmayı amaç edinen Genel Müdürlüğümüz, Döner sermaye işletmesi tarafından gerçekleştirilen bir faaliyetle Tapu Sicil ve Kadastro müdürlükleri arasında faks cihazı ile haberleşme sistemini yaygınlaştırmaktadır.

Kişi ve kuruluşların bulundukları yerler dışındaki taşınmaz malları ile ilgili olarak, istekleri halinde Tapu Sicil Tüzüğünün 112. maddesi uyarınca Tapu Sicil Müdürlüklerinden istenilecek olan tapu senedi, ipotek belgesi, tapu kayıt örneği, evrakı mübite ve tapu siciline ilişkin diğer bilgiler ile Kadastro Müdürlüklerinden istenilecek çap, harita örneği, ölçü krokisi, nirengi poligon koordine değerleri gibi teknik ve diğer belgelerin hak sahiplerine ve-rilmesi amacıyla, idaremizin merkez ve taşra birimlerinde tesis edilmiş olan faks, cihazlarının kullanılmasına Döner Sermaye İşletmesi Yönetim Kurulunca karar verilmiştir.

Faks cihazı bulunan müdürlükler arasında uygulanacak olan sözkonusu sistem ile kişi ve kuruluşların bulunduğu yerler dışındaki taşınmaz mallarına ilişkin bilgi ve belge istemlerinin hızla karşılanması ve bir hak kaybına neden olunmaması için aşağıda belirtilen esaslara göre taleplerin yerine getirilmesi uygun görülmüştür.

A - Talebi Alan Müdürlükçe Yapılacak İşler

1. İstem sahibinin başvurusu üzerine, müdür veya görevlendireceği memur tarafından, formun arka yüzünde yazılı doldurma talimatına uygun olarak "Faks ile belge istek form" tek nüsha doldurularak, döner sermaye faks ücreti tahsil edildikten sonra, talep "Faks ile belge istek kayıt formuna" kaydedilecektir.

2. Faks cihazından yararlanmak sureti ile belge ve bilgi isteyen kişilerden; talep anında, istem konusu olan belgenin her sayfası için döner sermaye işletmesi adına 50.000 TL ücret tahsil ettirilecektir.

"Faks Belge istek ve mesaj formu" için herhangi bir ücret alınmayacaktır.

Getirilen belgenin, talep sahibi tarafından alınmaması veya faks haberleşmesi sonunda kişinin ilgilisi olmaması veya istenilen belgenin bulunmaması gibi sebeplerle talebin karşılanamaması hallerinde, tahsil olunan ücret iade edilmeyecektir.

3. "Faks ile belge istek formu", talep konusu belgenin bulunduğu müdürlüğe faks ile gönderilecektir.

Bu formlar, "Faks ile Belge İsteme" adı altında yıllık olarak tutulacak dosyada, kayıt sırasına göre arşivlenecektir. Belgelerle birlikte gelen "Faks mesajı" formu ilgilisine verilmeyip, ilgili belge istek formuna iliştirildikten sonra aynı dosyada saklanacaktır.

4. İlgili müdürlükten talep konusu belge geldiğinde; söz konusu belge harca tabi ise, gerekli harç tahsil ettirilecektir.

Harç tahsil ettirildikten ve bir kopyası saklanmak üzere alıkonulduktan sonra; gelen belgenin faks cihazından alındığı şekliyle kabul edilmesi halinde herhangi bir tasdik işlemi yapılmadan ilgilisine verilecektir. Belgenin tasdik edilmesi istenildiğinde, uygun bir yerine veya arkasına, "....................Müdürlüğünden faks aracılığı ile alınan kopyadır". şeklinde belirtme yapılıp, tarih konularak tasdik edilmek suretiyle ilgilisine verilecektir.

Belgenin ilgilisine teslim edildiğine dair, "kayıt formu" nda talebin kayıtlı olduğu sıradaki özel sütununda belirtme yapılarak imzası alınacaktır.

5. "Faks ile Belge İstek Kayıt Formu", her yılbaşında 1 sıra numarasından başlayacak şekilde talep sırasına göre müteselsilen numaralandırılarak tutulacaktır. Kayıt formunun kullanımından önce her sahifesi numaralandırılarak, mühürlenir; ve formlar müteselsilen bir dosyada saklanır. Formlar yıl sonlarında müdür tarafından kontrol ve tasdik edilerek kapatılacaktır.

6. Talebi alan müdürlükler, "Faks ile Belge İstek Formu" nu doldurma talimatına uygun olarak hatasız şekilde doldurulmasından, faks ücretinin tahsilinden, faks mesajını zamanında ve geciktiirmeden bilgi ve belgenin bulunduğu müdürlüğe iletmekten, faks aracılığı ile alınan belgeleri, varsa harcı tahsil ederek ilgilisine teslim etmekten görevli ve sorumludur.

B - Belge ve Bilgiyi Gönderecek Olan Müdürlükçe Yapılacak İşler

1. "Faks İle Belge İstek Formunu" alan müdürlükler, formun (3) ve (4) nolu bölümlerinde yazılı bilgileri kayıtlarla kamulaştırarak talebin hak sahibinden geldiği kanaatına vardıkları takdirde, istem konusu belgeyi düzenleyecek veya ilgili dosyasından bulacaklardır.

Talebin hak sahibinden gelmediğinin anlaşılması durumunda, nedeni belirtilmek sureti ile talebin karşılanamayacağı hususu faks ile talebi ileten müdürlüğe bildirilecektir.

2. Hazırlayan memur ve müdürün imzalarını taşıyan belge, istemde bulunan müdürlüğe süratle faks cihazı ile "Faks mesajı" belgesi ekinde gönderilecektir.

3. Faks cihazı ile gönderilen belgeler, faks mesaj formu ile birlikte "Faks ile Belge Gönderme" adı altında yıllık olarak tutulacak dosyada, tarih sırasına göre arşivlenecektir. Talep edilen belgenin dosyasında mevcut olması halinde yeniden düzenlenmesi ve tasdik edilmesi söz konusu olmayıp, dosyadaki mevcut belge aynen faks cihazı ile gönderilecektir ve belge ait olduğu dosyasına geri konulacak, faks mesaj formu üzerinde bu konuda belirtme yapılacaktır.

4. Talep konusu belgeyi düzenleyen müdürlük; talep sahibinin taşınmazın ilgilisi olduğunu belirlemek ve belgeyi geciktirmeden talebi ileten müdürlüğe göndermekle görevli ve sorumludur.

C- Uyulması Gereken Diğer Hususlar

1. Başka kişi yada kuruluşlara ait faks cihazları ile belge yada bilgi istenmesi veya verilmesi girişimine karşı dikkatli olunacak, öncelikle faks mesajı gönderen müdürlüğün faks numarasının yazılı bulunup bulunmadığı, teşkilatımızın ilgili birimlerine ait olup olmadığı kontrol edildikten sonra alınan mesaj üzerine işlem yapılacaktır.

2. Faks cihazı bağlı bulunan telefonların görüşme giderleri döner sermaye işletmesince ödeneceğinden, faks cihazına bağlı telefonların şehirler arası tam otomatiğe bağlılığı sağlanacak, bunların faturalarının aslı posta ile Döner Sermaye İşletmesi adresine gönderilecektir.

3. Faks ile gönderilen belgelerin net bir şekilde okunabilmesi ve ikinci bir kez faks çekilmesine sebebiyet verilmemesi için gerekli özen gösterilecektir.

4. Faks cihazlarının bakım, onarım, kağıt giderleri ve habereşme bedelleri Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünce karşılanacaktır.

5. Faks mesaj ücretlerinin tahakkuk ve mutemat alındısı kesilerek tahsili ile kasa defterine işlenmesi, tahsilatın günlük olarak döner sermaye banka hesabına yatırılması hususlarında, halen uygulanmakta olan ve Döner Sermaye İşletmesi Saymanlığınca belirtilen esaslara uyulacaktır.

Faks cihazı bulunan birimlerimiz ve numaraları ekte gönderilmiştir. Değişiklikler ve ilave numaralar ayrıca bildirilecektir.

Ekte gönderilen "Faks İle Belge İstem Formu" ve "Faks İle Belge İstek Kayıt Formu" ile "Faks Mesaj Gönderme Formu" çoğaltılarak kullanılacaktır.

Bu uygulama ilk aşamada faks cihazı bulunan birimlerimiz arasında yapılacaktır.

Yürürlüğe konulan faks cihazı aracılığı ile belge ve bilgi iletimine ilişkin bu sistem Bölge Müdürlüklerince titizlikle izlenecektir.

Bilgi edinilmesini ve bildiriş uyarınca işlem yapılmasını, bir aksaklığa meydan verilmemesini önemle rica ederim.

A. Yüksel Akın
Genel Müdür

Mevzuat Türü: 
Sayısı: 
1993/4
Kabul Tarihi: 
1 Ağustos 1993
Yürürlük Durumu: